¿Qué son los eventos híbridos?

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Un evento híbrido permite realizar actividades en un espacio físico y a la vez tener audiencia virtual. Conoce por qué es una tendencia.

Las herramientas digitales han venido ganando cada vez más terreno en la planeación y el desarrollo de eventos presenciales, garantizando una mayor interacción entre las audiencias y los contenidos que en ellos se exponen.

Sin embargo, la necesidad de derrumbar las fronteras físicas y poder ampliar el alcance de estrategias, mensajes e información, ha impulsado a diferentes sectores a dar pasos agigantados en el uso de nuevas tecnologías y abrir el espectro de opciones a la hora de realizar un lanzamiento de marca o de producto, la revelación de avances de estudios, conferencias, foros, congresos, paneles de opinión, entre otras actividades.  

Los eventos híbridos son una tendencia mundial que ha resaltado los beneficios de implementar novedades como las experiencias phygital (Físico + Digital), que han logran impactos memorables, innovadores y con mayor engagement entre los espectadores y las marcas, cuando son incluidos y empleados correctamente.

¿Qué debo tener en cuenta para llevar a cabo un evento híbrido con éxito? A continuación, revelaremos algunos consejos para sacar el mayor provecho posible a este novedoso formato.

¿Qué se entiende por híbrido en el mundo de los eventos?

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Un evento híbrido es aquel que se desarrolla de forma física y virtual en simultáneo. Es decir, se lleva a cabo en un espacio físico con un aforo limitado -en la mayoría de las ocasiones-, pero con una audiencia que asiste de forma virtual.  Ambos públicos tienen la facilidad de interactuar con lo que está sucediendo en el mismo y acceder a los contenidos de forma inmediata.

En el caso de la audiencia que asiste virtualmente, es importante destacar que la experiencia no se limita simplemente a una ver transmisión vía streaming; es necesario contar con una plataforma de eventos online que permita a los asistentes participar, más allá de formular preguntas, y que además soporte la inclusión de recursos audiovisuales.

Ventajas de los eventos híbridos

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Gracias a las herramientas digitales, los eventos que solían realizarse presencialmente y a puerta cerrada, aumentaron su alcance, yendo a otras partes del mundo sin que sus asistentes tengan que desplazarse; de esta forma se rompen limitantes de tiempo y espacio.

Otra de las ventajas de esta modalidad es la integración de elementos de gamificación que generen retos y brinden la satisfacción de los logros alcanzados a los asistentes al evento, ya sea de forma presencial o virtual.

Esto consiste en aplicar mecánicas de juego a una actividad no lúdicacon el fin de desarrollar o fortalecer las habilidades y competencias de las personas que participan de ella, de una manera dinámica y entretenida.

Hoy en día, alrededor de la gamificación se ha logrado crear todo un universo aplicable a cualquier temática, incluso, teniendo elementos apegados a la realidad y con misiones que, en el fondo, aunque no lo notemos, tienen como objetivo educar.

La mezcla de lo digital con lo físico también permite la ampliación de la lista de los invitados a ser parte de los paneles y conferencias. A través de un holograma o un holostreaming es posible traer, desde cualquier país, a un speaker que desee participar del evento; para ello, es vital la calidad de la transmisión en tiempo real y lograr que los asistentes puedan interactuar con él en cualquier momento de la charla.

¿Por qué los eventos híbridos son tendencia en el sector farmacéutico?

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Tras la expansión de la pandemia por Covid-19 y sus variantes, ha cobrado mayor importancia la investigación y desarrollo que realizan los laboratorios farmacéuticos alrededor del mundo, que han sumado esfuerzos para detener los efectos del virus, y a la par, continuar aportando en la atención y cura de otras enfermedades.

Con este nuevo escenario, en el que además ha cambiado por completo la manera de interactuar con pacientes, personal médico, asociaciones de especialistas, entre otros; se ha hecho necesario encontrar alternativas eficaces y eficientes que ayuden al sector a seguir creciendo, adoptando nuevos canales de comunicación, con formatos que sigan garantizando la gestión del conocimiento y la capacitación de profesionales frente a los avances del mundo farmacéutico.

En respuesta a esta necesidad, han surgido numerosas alternativas que brinden espacios de información y formación, como se hacía físicamente, a través de congresos, foros, conferencias y paneles de discusión; esto ha marcado un impulso clave para los eventos híbridos, que han facilitado la difusión de información sobre avances científicos, nuevos moléculas y tratamientos, aún en medio de las restricciones que plantean las medidas de autocuidado y bioseguridad implementadas en todos los países.

El sector farmacéutico, en los últimos años, ha tenido una evolución positiva hacia la apertura del uso de nuevas herramientas tecnológicas que se han convertido en un aliado estratégico para aumentar la difusión de sus avances.

¿Cómo realizar un evento híbrido de forma exitosa?

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Como hemos visto, son varios los elementos que debemos tener en cuenta para la realización de un evento híbrido para que los asistentes tanto presenciales como virtuales no pierdan interés en las actividades que se desarrollan y se sientan igual de importantes. Asumir un compromiso con nuestra audiencia virtual y ofrecerles una experiencia tan completa como la que se da a quienes asisten físicamente. 

Sin embargo, hay otros aspectos que no debemos dejar pasar por alto para lograr tener éxito en la implementación de esta modalidad. Lo primero, sin duda, es ser disruptivos para generar un alto engagement, convirtiendo los formatos tradicionales en espacios dinámicos e interactivos.

Dejar atrás de las conferencias magistrales, de larga duración y con un esquema extenso, para pasar al uso de charlas más cortas y ágiles en la transmisión de la información, empleando recursos audiovisuales, realidad aumentada, realidad virtual, juegos, preguntas y respuestas, encuestas, entre otros elementos que nos aseguren una participación aún más profunda.

Vincula los eventos híbridos en la estrategia de marketing farmacéutico

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Los profesionales de la salud reciben información de distintos laboratorios al mismo tiempo, pero solo quienes logren generar un engagement real podrán asegurarse de que su marca sea recordada.

Para ello, es indispensable que el médico tenga muy claros los beneficios, las indicaciones y el respaldo científico que tiene una molécula de un laboratorio pues así es mucho más fácil que logre alinearse específicamente con la patología de un paciente, le prescriba el medicamento que estamos interesados en impulsar y de esta manera, se lo dispense un dependiente de farmacia.

Sabiendo que en el primer contacto con el médico está el punto clave que marca el éxito; debemos entonces animarnos a salirnos de lo tradicional, hacerlo de forma interactiva, con valores agregados en gestión del conocimiento y por supuesto, generar recordación en cada uno de los canales que elijamos.

Los eventos híbridos abren la puerta para implementar herramientas que despierten el interés de los asistentes y nos diferencia de la competencia. Por ejemplo, las experiencias phygital -que mezclan el mundo digital con el físico- en los eventos híbridos, generan datos estadísticos sobre la asistencia del público, sus intereses, interacciones, el tiempo que permanecen conectados con las herramientas y nos permite saber si recibieron o no el contenido, si lo recomendaron y cómo lo calificaron.

Estas herramientas ofrecen la posibilidad de implementar un sistema interactivo donde el usuario pueda participar, ya sea que se encuentre física o virtualmente en el lugar, facilitando el relacionamiento con elementos de mayor engagement; cuidando siempre la coherencia en el mensaje, sea cual sea el canal que se esté usando.  

Ventajas competitivas que ofrece igloolab para los eventos híbridos

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En los últimos años, especialmente durante la pandemia, recibimos observaciones de médicos que se sentían saturados por los webinars planos y estaban cansados de conectarse por horas a Zoom, Teams u otras plataformas, donde solo tenían la posibilidad de hacer máximo una pregunta y a eso se reducía su interacción con el contenido que les presentaban. En igloolab asumimos el reto de hacer algo diferente y por eso, trabajamos en la creación de una suite de soluciones que facilitara el acercamiento aún en medio de las restricciones y el distanciamiento físico.

Nuestra compañía se ha convertido en un aliado estratégico del sector farmacéutico. Gracias a nuestra experiencia, hemos logrado extender canales efectivos de información y crear espacios, formatos y contenidos para que las marcas desarrollen experiencias verdaderamente memorables para sus públicos.

En este sentido, desarrollamos distintas plataformas que se adaptan a los objetivos que se tracen nuestros clientes dentro de sus estrategias.

Plataformas más usadas y confiables

eCongress: Para eventos de gran formato donde nuestros clientes pueden encontrar zona comercial, agenda académica y material científico (micro-hub de contenidos) que pueden quedar alojados en la plataforma por un tiempo determinado para posteriores accesos.

eWebinar: Diseñado para eventos pequeños donde no es necesario contar con una agenda, pues el propósito es una única transmisión.

Simposios: Recomendable para eventos medianos, con agenda académica y zona comercial (sencilla) que funciona como repositorio de contenidos.

Match Zone / Med Talk / Quién quiere ser millonario: Es nuestra apuesta para eventos modernos, que generan mayores interacciones entre los usuarios a través de apoyos/likes para los speakers y un foro interactivo para los asistentes. Cada uno con una temática y montaje físico distintos, pero con la misma facilidad de implementar los elementos adicionales que el usuario requiera.

Nuestro modelo ‘Match Zone’, que logró Cobre en los Fepi 2021, hace parte de los nuevos formatos que creamos con el fin de facilitar, luego de la pandemia, que nuestros clientes continúen gestionando el conocimiento de sus públicos objetivos, respetando las medidas de bioseguridad sin dejar de lado las experiencias disruptivas.

Con más de una década de experiencia, en igloolab buscamos siempre la manera de hacer de la ciencia algo simple. Por eso, transformamos temas científicos y estructurados en contenidos dinámicos, lúdicos y entretenidos, fáciles de entender y que inviten a seguir aprendiendo.

Luis Alfonso Ruíz                                                                                                 

Igloolab– CEO

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